Gruppo Zelari

Esigenza

L'esigenza è nata da un importante gruppo pistoiese impegnato nel vivaismo, nella riqualifica aree e leader in Italia per la manutenzione di zone verdi.

La necessità è stata quella di accelerare la gestione PEC in entrata e in uscita, organizzandole, smistandole e tracciandole, di migliorare notevolmente il ciclo di approvazione delle ferie e dei permessi del personale e di gestire il ciclo passivo.

Fra le richieste più importanti c'è stata quella di integrare il tutto con i sistemi gestionali di vario tipo già in uso presso le diverse società del gruppo.

Realizzazione

Generato un flusso annidato per gestione PEC.

Sono stati sviluppati connettori ad-hoc con l'ERP, con il software di Gestione Commesse e con il gestore HR.
Sviluppati plugin ARXivar server e client che hanno permesso l'implementazione dell'interfaccia di ARXivar stesso.
Sviluppato portale web custom ad accesso riservato votato all'inserimento delle richieste dei dipendenti; collegato ad esso, il workflow di approvazione ferie e permessi che tiene conto delle gerarchie dell'organigramma aziendale. Inoltre tutte le informazioni di tale flusso vengono riportate in tempo reale sul software gestore HR interno.
Creato un flusso annidato per la gestione PEC che permette di archiviare con info aggiuntive quelle in arrivo e smistarle al reparto competente, di monitorare i tempi di risposta e di supervisionare e archiviare, con logica relazione, le PEC di risposta.

Risultati

Attraverso l'utilizzo di ARXivar sono stati numerosi i benefici ottenuti:

Le informazioni non sono più ridondanti;
L'attività utente di data-entry è ridotta al minimo;
L'esperienza utente è stata migliorata confrontandosi anche con l'operatività reale;
I dipendenti sono stati felici di poter inserire una richiesta di ferie/permesso anche da smartphone e l'ufficio HR lo era altrettanto per il livello di tracciabilità del ciclo approvativo e il livello di integrazione con il software gestore HR;
Nessuna PEC andrà più persa. Nessuna PEC rimarrà non gestita. Ogni PEC in uscita sarà approvata preventivamente dall'ufficio legale.

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