La Conservazione a Norma Digitale è quel processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale Linee Guida AgID.
A rendere diverso il processo di conservazione digitale a norma da quello di archiviazione è l’efficacia probatoria che viene attestata con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale. Tali garanzie civilistiche consentono la protezione a norma di legge, nel tempo, dei documenti, sia nel loro passaggio dall’analogico al digitale sia direttamente nel loro formato digitale.
Questo passaggio tutela la Pubblica Amministrazione o l’azienda privata dall’eventuale perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria sui documenti oggetto di conservazione.
Possiamo fornire sia soluzioni di conservazione digitale “in casa”, ovvero su sistemi informativi interni all'azienda, sia con servizi in “outsourcing” occupandoci per conto dell'azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma, compresi i costanti aggiornamenti tecnici e normativi di sistema.
Valutiamo insieme i documenti da conservare e le normative applicabili.
Progettiamo una soluzione su misura per digitalizzare, archiviare e conservare ogni documento nel rispetto della legge.
Tutti i documenti vengono archiviati su repository certificati, secondo i requisiti AgID.
Ogni documento è rintracciabile, consultabile e protetto nel tempo.
Una maggiore efficienza
Minori costi e migliore impiego delle Risorse Umane
Le PEC (Posta Elettronica Certificata) non sono semplici email. Ogni messaggio PEC rappresenta una comunicazione ufficiale con valore legale.
Ma attenzione: stampare o salvare una PEC sul proprio computer non è sufficiente per garantirne validità giuridica nel tempo.
Affidati a TD Group per la conservazione digitale a norma delle PEC, in piena conformità con la normativa vigente, e proteggi il valore probatorio delle tue comunicazioni aziendali.
Secondo la normativa italiana, tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni sono obbligate a conservare a norma le PEC per almeno 10 anni. Questo vale sia per i messaggi inviati, sia per quelli ricevuti.
Una conservazione impropria o l’assenza di un sistema conforme può comportare:
È bene sapere che non tutte le pratiche di conservazione sono valide: salvare le PEC non è sufficiente, peggio, stamparle significherebbe alterare la forma originale del documento digitale con il rischio di avere in mano una copia analogica dal valore legale inferiore rispetto all'originale digitale da cui è tratta.
Ecco perché è necessario affidarsi ad un processo di Conservazione Digitale a norma di legge che attraverso processi tecnologicamente avanzati come la marca temporale e la firma digitale, ha lo scopo fondamentale di garantire al documento nel tempo. Di fatto la conservazione digitale non solo garantisce la conformità alla normativa, ma anche l'estensione per 10 anni del valore legale del recapito.
Autenticità
La PEC conservata deve corrispondere all'originale inviato e ricevuto.
Integrità
La PEC conservata non deve essere stata alterata in alcun modo.
Affidabilità
La PEC conservata deve essere accessibile e consultabile nel tempo.
Leggibilità
La PEC conservata deve essere leggibile con i software comunemente utilizzati.
Reperibilità
La PEC conservata deve essere facilmente reperibile.
Le norme che regolano la Conservazione PEC
L'obbligo di conservare i messaggi di posta elettronica certificata deriva da diverse normative.
Il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 regolamenta il servizio di posta elettronica certificata (PEC) in Italia, disponendone le modalità e requisiti d'uso, organizzativi e giuridici. Tuttavia, il decreto pur stabilendo alcuni principi fondamentali che sono rilevanti per la conservazione non specifica i requisiti e le modalità.
Per la Conservazione a Norma delle PEC è necessario fare riferimento ad altre normative come l'Articolo 2214 del Codice civile che impone la conservazione ordinata di "originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite" e l'Articolo 2220 del Codice civile che stabilisce la durata della conservazione per 10 anni.
La conservazione a norma delle PEC è regolamentata anche dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) – articolo 43 che stabilisce l'obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui le PEC, per un periodo di tempo definito dalla normativa e all'articolo 44 che disciplina i requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
Infine, le Linee Guida AgID sulla conservazione a norma della PEC stabiliscono i requisiti tecnici e organizzativi che i sistemi di conservazione devono rispettare per garantire l'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei messaggi PEC conservati.
Scopri come digitalizzare e conservare in sicurezza.
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