Fatturazione elettronica e
conservazione a norma

Gestisci l’intero ciclo di fatture attive e passive, automatizza i controlli e resta sempre a norma.

In un mercato sempre più competitivo, ogni azienda ha bisogno di soluzioni strategiche e tecnologiche in grado di ottimizzare i processi, aumentare l’efficienza e sostenere la crescita.

Dal 2019 la fatturazione elettronica è diventata la modalità standard per emettere e ricevere fatture in Italia, con obblighi che si stanno estendendo via via a sempre più soggetti e a scenari internazionali.

Per molte aziende questo ha significato introdurre nuovi adempimenti, formati (XML), portali e scadenze; per altre è stata l’occasione per ripensare in chiave digitale l’intero processo di fatturazione.

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Cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica non è solo la “fattura in PDF”; è un documento informatico in formato strutturato (XML), firmato e trasmesso tramite canali ufficiali, secondo regole tecniche stabilite a livello normativo.

In concreto, un sistema di fatturazione elettronica permette di:

emettere le fatture nel formato corretto (XML) a partire dai propri gestionali;
inviare automaticamente al Sistema di Interscambio o ad altri hub preposti;
ricevere le fatture dei fornitori;
gestire le notifiche (scarto, accettazione, mancata consegna, ecc.);
archiviare e conservare digitalmente nel rispetto delle norme fiscali e del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Conservazione digitale delle fatture elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche non coincide con il semplice salvataggio dei file XML sul PC o su una cartella di rete: è un processo regolamentato dalla legge, che deve garantire nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti fiscali.

In base alle indicazioni dell’Agenzia delle Entrate e alle Linee Guida AgID, archiviazione elettronica e conservazione a norma sono concetti distinti, anche se strettamente collegati. La conservazione digitale richiede specifici passaggi, firme, marcature temporali e un sistema che rispetti i requisiti previsti dal CAD.

Con TD Group puoi:

appoggiarti a servizi di conservazione a norma accreditati e integrati con il tuo sistema di fatturazione;
impostare regole chiare sui tempi di conservazione e sulle responsabilità interne;
ridurre il rischio di errori formali o dimenticanze sulle scadenze di conservazione.

Dalla fattura al processo:
workflow per il ciclo attivo e passivo

Workflow per il ciclo attivo

Per le fatture emesse, possiamo progettare workflow che:

generano la fattura elettronica a partire dall’ordine o dal DDT;
eseguono controlli automatici su dati obbligatori, codici destinatari, partite IVA, imponibili/IVA;
inviano la fattura al SdI tramite un servizio accreditato e registrano automaticamente le notifiche di esito;
archiviano la fattura nel sistema documentale collegandola al cliente, alla commessa, al contratto;
avviano in automatico eventuali workflow interni (es. gestione insoluti, reminder pagamento).

Workflow per il ciclo passivo

Per le fatture ricevute, i workflow tipici includono:

acquisizione delle fatture elettroniche in arrivo dal SdI;
riconciliazione automatica con ordini e DDT, dove presenti;
smistamento e approvazione digitale da parte dei referenti di area;
registrazione nel gestionale contabile;
invio in conservazione digitale a norma secondo le regole fiscali previste.

Fatturazione elettronica internazionale

Sempre più Paesi stanno introducendo modelli di fatturazione elettronica B2B e B2G, spesso con regole, formati e piattaforme differenti rispetto al sistema italiano.

Grazie alle piattaforme ARXivar e ai relativi servizi di fatturazione elettronica internazionale, TD Group può:

supportarti nella gestione unificata delle fatture verso e da l’estero;
adeguare i flussi a normative nazionali differenti attraverso un’unica interfaccia;
mantenere integrazione con i tuoi gestionali e con i workflow di ciclo attivo/passivo già attivi in azienda.

Quali sono i reali vantaggi per la tua azienda?

Efficienza e velocità

Addio alle lunghe code di carta e alle spedizioni postali! Con la fatturazione elettronica, puoi creare e inviare fatture direttamente via email o tramite un sistema sicuro e protetto.

Sicurezza e comformità

La fatturazione elettronica offre un alto livello di sicurezza grazie all'utilizzo di firme digitali esistemi crittografici. Inoltre, soddisfa i requisiti normativi in materia fiscale e di conservazione digitale, evitando sanzioni e semplificando le procedure di controllo.

Tracciabilità e monitoraggio

Hai mai desiderato avere una panoramica completa delle tue transazioni finanziarie? Con la fatturazione elettronica, puoi facilmente monitorare lo stato delle tue fatture, verificare l'avvenuta consegna e ricevere notifiche in tempo reale.

Automazione dei processi

Grazie alla fatturazione elettronica, puoi automatizzare gran parte del processo di emissione delle fatture, generando automaticamente i dati dai sistemi contabili o di gestione aziendale.

Risparmio dei costi

La fatturazione elettronica porta con sé significativi risparmi finanziari. Riduci i costi di stampa, spedizione e archiviazione delle fatture cartacee. Inoltre, semplifica le operazioni contabili, eliminando la necessità di acquisire e inserire manualmente i dati delle fatture nel sistema.

Tecnologia ARXivar al tuo servizio per la gestione dei workflow aziendali!

TD Group è partner certificato di ARXivar, una delle piattaforme più avanzate per la gestione documentale e l’automazione dei processi aziendali.
Grazie a questa tecnologia, puoi costruire flussi di lavoro personalizzati, ottimizzare i tempi di gestione ed eliminare colli di bottiglia amministrativi.

Hai bisogno di rivedere il tuo processo di fatturazione elettronica?

Siamo disponibili per una consulenza gratuita per analizzare come stai gestendo oggi fatturazione e conservazione, individuare criticità, rischi e aree di miglioramento, valutare un progetto concreto che unisca fatturazione elettronica, conservazione a norma e workflow di ciclo attivo/passivo.

Scopri come trasformare l’obbligo di fatturazione elettronica in un’opportunità di automazione e controllo.

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